Mallguiden med dataspårning

Verktyget är ett tilläggsverktyg till MS Excel och levereras med såväl Office 97 som Office 2000. För Office 2002 måste det dock hämtas separat från Microsofts hemsida:

• Mallguiden med dataspårning (Svensk version)
• Template wizard with Data Tracking (Engelsk version)

 

Verktyget har ett namn som kanske inte helt klart ger uttryck för verktyget. Verktyget består av en guide, med vilken en mall (med filändelsen XLT) skapas utifrån en redan skapad arbetsbokmall. Därefter kopplas mallen ihop  med ett befintligt register/databastabell (Excel, Access mfl) eller så kan guiden skapa den. Varje dataregistrering i mallen kopieras till registret/databastabell. Resultatet blir en tabell med poster. Tabellen kan vidareförädlas mha andra tillgängliga verktyg i XL, såsom Autofilter, Avancerat Filter, MS Query eller Pivottabell mfl.

 

Kontroll om verktyget finns tillgängligt (97 / 2000)

Steg 1

• Välj kommandot Data och om menyalternativet "Mallguiden..." finns tillgänglig så är verktyget installerat och du kan hoppa över stegen nedan.

Steg 2

• Välj kommandot Verktyg | Tillägg...
• Bläddra igenom listan över tillgängliga verktyg. Om alternativet "Mallguiden med dataspårning" finns tillgänglig så aktivera verktyget genom att kryssa för det. Eventuellt krävs det att du har CD:n för MS Office tillgänglig.

Steg 3

• Sök filen på din hårddisk via Utforskaren - Filnamn: wztemplt.xla
• Eller installera verktyget från CD:n för MS Office.

 

Exemplet utgår från följande enkla arbetsbokmall (som heter mallguiden.xls):

 

Steg 1 - Skapa och spara mall

Guiden startas upp genom att välja kommandot Data | Mallguiden...

Nu visas följande dialogruta:

Namn och sökvägen till mallen bestäms här. Vi behöver inte ange filändelsen XLT. Placeringen av mallen är avhängd den datormiljö vi har. Sitter vi i ett nätverk kanske det finns på servern en folder för mallar som internt används. Arbetar vi i en fristående dator rekommenderas att mallen sparas i samma mapp som de andra XL-mallarna då mallen då visas i dialogrutan Nytt när vi väljer kommandot Arkiv | Nytt.

 

Steg 2 - Skapa/välj och spara register/databastabell

Här skapar vi ett nytt register i en arbetsbok och som sparas enligt följande:

Som framgår av dialogrutan så kan vi antingen låta guiden skapa ett nytt register alternativt en ny databastabell (beroende på vilka filter som är installerade.)

Det som är viktigt att här ha i åtanke är att den placering som registret/databastabell får/har inte kan ändras senare, dvs filen kan inte flyttas utan att hela processen måste göras om.

 

Steg 3 - Koppla fält till registret / databastabellen

Här bestämmer vi vilka fält i mallen som ska kopieras till registret / databastabellen:

Xl föreslår fältnamn men vi kan, om vi vill, ändra dessa till andra önskade namn.

 

Steg 4 Lägga till befintlig data

Då vi har valt att skapa registret i en arbetsbok ges vi möjlighet att i detta steg importera data från andra arbetsböcker:

Väljer vi att göra detta visas följande dialogruta:

Steg 5 - Avsluta guiden

I det sista steget bekräftas filnamn och sökvägar. Dessutom kan vi göra ett ytterligare val: Om vi vill distribuera per e-post varje registrerad data till andra:

 

Registrering

Varje gång vi ska registrera data i mallen och när vi väljer ett Spara-kommando visas följande dialogruta:

Vill vi inte spara mallkopian separat får vi manuellt avbryta processen när dialogrutan Spara som... visas.

 

Tabellen

Slutligen visas nedan hur datat sparas i den skapade arbetsboken Tidsregistret.xls:
 

Kolumnen för arbetstid har formateras manuellt till tidsformatet.

 

Kommentarer

För vissa ändamål passar detta verktyg bra men i andra sammanhang mindre bra:

• Enkelt att skapa och enkelt förfarande vid registrering av data.
• Goda möjligheter att styra utformning av mall och vilken data som ska registreras.
• Begränsade möjligheter till anpassning, däribland placering av registerfilen i efterhand.
• Data töms inte i registreringsformuläret vid registrering av flera poster vid ett och samma tillfälle.
• Omständigt förfarande vid sparande av data.