Använda namn i Excel
Se också:
Inledning
Att använda namn för cellreferenser, formler, konstanter och objekt kan underlätta vid såväl framtagning som vid användandet av kalkyler.
Fördelarna är främst:
- Ökad förståelse för hur formler är uppbyggda och är lätta att kommunicera med.
- Namn använder initialt absoluta cellreferenser.
- Underlättar formelbyggandet och man erhåller arbetsböcker som är lätta att underhålla.
- Namn kringgår begränsningen att använda sig av cellområden i det aktuella kalkylbladet vid datavalidering eller villkorsstyrd formatering.
- Man förflyttar sig snabbare i större kalkylblad - F5-tangent.
Nackdelarna är främst:
- Kan skapa s k spöklänkar vid kopiering/flyttning/borttag av blad och diagram mellan arbetsböcker.
- Vill man återställa de underliggande cellreferenserna i t ex formler måste det ske helt och hållet manuellt.
Namn kan användas för flera saker, t ex
- Cellområden: "Avd_1" kan t ex avse området =$A$1:$A$6
- Hela rader eller kolumner: "Rad_1" kan avse =Blad1!$1:$1
- Konstanter:" Vinstmarginal" kan t ex avse =10%
- Formler: "Kontroll" =OM($A$1<$B$1;"FALSKT";"SANT")
- Matriser: "År" ={"1998";"1999";"2000"} för version 2000 eller ={"1998"|"1999"|"2000"} för version 97. Detta är en horisontell matris.
Skapa namn
För att skapa giltiga namn krävs kunskap om vilka namn som är giltiga
eller inte.
- Namn som omfattar flera ord måste åtskiljas mha understrykning eller punkt, såsom "Utfall_Kvartal" eller "Utfall.Kvartal". Namnet "Utfall Kvartal" är således inte giltigt.
- Namn är inte skifteskänsliga, dvs "UTFALL_KVARTAL" är samma sak för XL som "utfall_kvartal".
- Namn kan innehålla både bokstäver och siffror men måste börja med en bokstav, såsom "Budget_2000".
- Inga symboler kan användas (förutom understrykning och punkt).
- XL skapar själv s k interna namn vid vissa operationer. Generellt ska man undvika att använda dessa.
Det finns två typer av namn som kan skapas.
- Arbetsboknamn, dvs de är globala och kan nås av alla blad i arbetsboken. Detta är standardinställningen i XL.
- Kalkylbladsnamn, dvs de är knutna till ett enskilt kalkylblad och kan enbart nås när bladet aktivt. För att skapa dessa namn krävs att man anger bladets namn som prefix, såsom Blad!A3:A4 och har man t ex två ord som namn anges det på följande sätt: 'Aktuell budget'!A3:A4.
Att skapa namn kan ske på följande sätt:
- Välj Namnruta (till vänster om formelfältet). Ange namnet och bekräfta det med ENTER-knappen.
- Välj kommandot Infoga / Namn / Definiera (Ctrl+F3).
- Automatiskt, där XL hämtar namn från omkringliggande celler. Här
kan man markera de celler som ska bilda de önskade namnen. Kommandot
Infoga / Namn / Skapa (Ctrl+Skift+F3) öppnar nedanstående dialogruta:
Noterbart är att XL lägger automatiskt till en
understrykning om namn omfattar flera ord, "Budget Jan" korrigeras
till "Budget_Jan".
Skapa 3D-namn
Ett 3D-namn kan avse ett och samma cellområde i flera olika kalkylblad men i samma arbetsbok.
För att erhålla 3D-namn måste följande steg ske:
- Aktivera det första kalkylbladet i serien.
- Välj kommandot Infoga / Namn / Definiera.
- Ange det önskade namnet.
- Aktivera fältet "Refererar till". Välj det önskade cellområdet i det aktiva bladet.
- Håll ned Skift-tangenten och klicka därefter på varje flik för de blad som ska ingå. (Här anger XL bara cellreferensen A1, vilket korrigeras i nästa steg).
- Markera igen det önskade cellområdet i det första kalkylbladet.
- Avsluta!
Noterbart:
3D-namn finns ej att tillgå i Namnrutan eller i dialogrutan "Gå
Till".
Om man infogar ett nytt blad i en serie infogas bladets cellområde
automatiskt i namnet.
Se också Summera flera kalkylblad och Kalkylbladsberäkningar.
Redigera namnreferenser effektivt
Irriteras du av att fältet för "Refererar till:" alltid lägger till en referens till det aktiva blad när du ska redigera? Hm, lösningen är enkel - tryck på F2-tangenten - Voila, nu kan du redigera efter egna önskemål.
Använda namn
Att använda namn innebär att man t ex i en formel refererar till namnet istället för det underliggande cellområdet:
- =SUMMA(Budget)
- =SUMMA(Budget)*Pålägg
- =MEDEL(Budget_1:Budget_3)
Alla funktioner i XL hanterar namn precis på samma sätt som t ex
cellområden.
Man kan infoga namn på följande sätt:
- Matas in manuellt - Ej att rekommendera.
- Välj kommandot Infoga / Namn / Klistra in.
- Välj kommandot Infoga / Namn / Använd för befintliga formler t ex =SUMMA(A1:A20) blir efter detta kommando =SUMMA(Företaget).
Man kan också referera till enstaka celler i ett namngivet cellområde.
- För att erhålla ett värde i en cell, där cellområdet omfattar en kolumn: =INDEX(Budget;3), dvs visa värdet i den tredje cellen i cellområdet "Budget".
- För att erhålla ett värde i en cell, där cellområdet omfattar en rad: INDEX(BUDGET;;3)
- Som ovan men där cellområdet omfattar såväl rader som kolumner: =INDEX(BUDGET;3;3).
Skapa externa namnreferenser
Vill man referera till namn i andra arbetsböcker går det också bra. Undvik s k arbetsbladsnamn utan använd globala namn:
- =Utfall.xls!Utfall
- =SUMMA(Utfall.xls!Utfall)
Underhålla namn
Vill man ändra ett namn eller dess innehåll får det ske helt manuellt.
Ändra namn:
- Välj kommandot Infoga / Namn / Definiera.
- I dialogrutan väljs det aktuella namnet. Markera namnet i fältet "Definierade namn" och ange det nya.
- Ta bort det gamla.
Ändra referens
- Välj kommandot Infoga / Namn / Definiera.
- I dialogrutan väljs det aktuella namnet. Markera referensen i fältet "Refererar till" och ange den nya - glöm inte F2-tangent!
XL sköter vissa saker helt automatiskt
- Tar man bort enstaka celler eller cellområden justeras cellreferenserna.
- Tar man bort rader och/eller kolumner justeras cellreferenserna.
- Vid utklipp och inklistring sker samma justeringar som ovan.
Om man alltid vill referera till en och samma cell, t ex B20 så måste man skapa följande formel, till vilken ett namn refererar till:
- =INDIREKT("$B$1")
Skapa namnförteckning
Önskar man få en uppställning över vilka namn som har skapats och vad de avser så välj följande kommando:
- Infoga / Namn / Klistra in och i dialogrutan väljs knappen "Klistra in lista".
Interna namn
Vid vissa operationer skapar XL egna interna namn. Dessa kan antingen var tillgängliga eller helt dolda för användaren.
| Namn | Aktivitet | Dold | Kalkylbladsnamn |
| FilterDatabas | Autofilter | Ja | Ja |
| FilterDatabas | Avancerat filter | Ja | Ja |
| Villkor | Avancerat filter | Nej | Ja |
| Utfall | Konsolidering | Nej | Nej |
| Utskriftsrubriker | Utskriftsrubriker | Nej | Ja |
| Utskriftsområde | Utskriftsområde | Nej | Ja |
| Många! | Diagram | Nej | - |
| Många! | Problemlösaren | Ja | Nej |
Namnet "Databas" tillhör också denna kategori. I tidigare
versioner av XL fanns kommandot Data / Skapa databas. När man använde sig av
det kommando så skapades namnet "Databas".
Ett annat namn som också tillhör denna kategori är "Bladnamn", t ex "Blad1".
Generellt gäller att: Skapa aldrig själv något av dessa namn!
Vill man få fram samtliga namn i en arbetsbok krävs VBA-programmering. Denna funktion finns att tillgå i bl a Power Utility Pak.
Spöklänkar
Har du ibland fått upp på skärmen meddelandet om du vill uppdatera länkarna till den arbetsbok du står i begrepp att öppna? Du vet med dig att du inte har skapat några länkar?
När man kopierar eller flyttar kalkyl- och diagramblad mellan arbetsböcker flyttas samtidigt också en del intern information. Denna information, däribland namn, är för det mesta dold för användaren. informationen ändras också när man tar bort blad. Det är detta som troligtvis ger upphov till länkmeddelandena.
Bill Manville har tagit fram ett tilläggsverktyg till XL, Find Links. Med vilket man kan ta bort dessa otrevliga spöklänkar.
Se också Omvandla länkvärden till värden.
Diskontinuerliga cellområden i namn
Det finns en övre gräns för hur många diskontinuerliga cellområden XL kan hantera tillsammans med namn.
En annan aspekt är att det kan svårt att hålla reda på alla cellområden som ska ingå i ett enda namn.
Här presenteras en generell lösning på det upplevda problemet.
Skapa följande namn:
- Omr1 = A1:A20
- Omr2 = C1:C20
- Omr3 = E1:E20
- Omr4 = G1:G20
Skapa därefter följande namn:
- Omr5 = (Omr1;Omr2)
- Omr6 = (Omr3;Omr4)
Slutligen skapar man följande namn:
- Omr7 = (Omr5;Omr6)
För att testa att Omr7 verkligen täcker in alla 4 områdena så trycker man på F5-tangenten och anger namnet Omr7.
Exempel
Följande uppställning visar de exemplen på denna webbplats där namn används i lösningen: