Pivottabeller
introduktion

Inledning
Verktyget Pivottabeller  (PT) är ett av de kraftigaste verktygen XL erbjuder för analys och rapportering, i synnerhet vid hantering av stora datamängder.

PT är en interaktiv tabell och erbjuder ett snabbt sätt att ändra på hur beräkningarna görs och hur dessa presenteras i tabellen. 

Att "pivotera" innebär att rad- och kolumnrubrikerna roteras kring huvudinformationen för att visa källinformationen i olika vyer.

För fler tips om pivottabeller se:

• Tips & tricks för pivottabeller
• Pivottabellen - ersättaren för komplexa oh resurskrävande formler

Grunderna
För att förstå hur PT-verktyget nyttjas på bästa sätt måste vi först förstå hur den är uppbyggd.

Det som styr hur informationen struktureras i en PT är två faktorer:

• Fält: En datakategori, t ex Artikelnummer,  År och Volym.
• Element: Utgörs av  poster  i ett fält, t ex AD345 och AB567 för Artikelnummer.

I en XL-lista utgörs fältnamnen av kolumnetiketterna och elementen består av raderna i listan. 

En PT:s struktur består av följande komponenter:

• Radfält: De kolumnetiketter som placeras här styr hur data presenteras, dvs att beräkning sker t ex  per månad, per avdelning och per produkt.  
• Kolumnfält:  De kolumnetiketter som placeras här styr också hur data presenteras, dvs att sammanställning sker per månad, per avdelning och per produkt.
• Sidfält: Filtrerar vyerna av information genom att dela upp PT i separata sidor så att information för ett fält / element i taget visas. 
• Datafält: De fält som placeras här utgörs av information som beräkningar ska ske på. För beräkningar, utöver antal,  bör dessa vara av numeriskt slag. 

 

Gemensamt för rad- och kolumnfält är att dessa representerar de variabler vi vill få matematiska uttryck för. De utgör de s k kritiska faktorerna i analyser och rapporter.

Bilden nedan visar PT:s struktur i sin helhet:

Vad kan PT göra? Jo, bl a följande beräkningar:

Funktion	Innebörd
Summa	Beräknar summan för den specifika data. Standardinställning för numeriska värden.
Antal	Beräknar antalet för den specifika data. Standardinställning för alfanumeriska värden.
Medel	Beräknar medelvärdet för den specifika data.
Max	Beräknar de största värdena i  den specifika data.
Min	Beräknar de minsta värdena i den specifika data.
Produkt	Beräknar produkten av den specifika data.
Antal tal	Beräknar antalet tal i den specifika data.
Stdav	Beräknar standardavvikelserna för den specifika data.
Varians	Beräknar variansen (spridningen) för den specifika data.

 

Om dessa inbyggda beräkningsmetoder inte räcker till så kan vi skapa s k beräknande fält.

Krav på underliggande data
Om vi importerar från en XL-tabell eller en databas måste vi säkerhetsställa att data planeras så att det passar PT-verktyget.

• Varje kolumn med data ska ha en unik kolumnetikett.
• Alla eventuella del- och totalberäkningar i underlaget bör tas bort. PT genererar dessa beräkningar automatiskt.
• Ska ytterligare data läggas in - skapa namn för hela området - och referera till det när PT skapas.
• Ska en PT skapas utifrån en redan existerande PT måste dessa finnas i samma arbetsbok och inställningarna för sidfältet identiska.

 

Följande tabellstruktur visar de grundläggande kraven på dataunderlaget:

 

För de kolumnetiketter man önskar placera som rad-, kolumn- och sidfält krävs det att de existerar i dataunderlaget.

Skapa en Pivottabell i XL 2000
Här demonstreras hur vi kan skapa en PT i XL 2000. Det skiljer sig litet mellan versionerna 97 och 2000 men det är marginellt för sammanhanget.

Exemplet har sin utgångspunkt i ovanstående tabell.

1. Att skapa mha PT-guiden  kan ske på två sätt:

• Kommandot Data | Rapport för pivottabell och pivotdiagram...

• Via verktygsfältet Pivottabell och knappen Pivottabellguide:
  
  

2. När PT-guiden har startats upp:

• I första steget väljs källa och vilken typ av rapport som ska skapas.
• I andra steget väljs källområde för t ex en XL-lista.
• i tredje steget väljs knappen "Layout" och då visas följande dialogruta:

I denna dialogruta bestämmer vi vilka kolumnetiketter som ska placeras i de respektive fälten.

Så här kan det färdiga resultatet se ut:

 

• Knappen Alternativ i dialogrutan i det tredje steget döljer ytterligare en dialogruta, i vilken vi ytterligare kan påverka rapportutformningen samt vissa beräkningar.
  Slutligen bestämmer vi var PT ska placeras någonstans.

 

Utfall 1
Det färdiga resultat, och efter autoformatering, kan se ut på följande sätt:

Kolumnetiketten Ort är placerad i sidfältet, Månad i kolumnfältet och Kvartal i radfältet.

Elementen i kolumnfältet utgörs här av månaderna januari - juni.

Elementen i radfältet är här kvartal 1 och 2.

Vill vi bara se vissa element sker urvalet via knapparna (med nedåtgående pil) och efter urvalet sker det en automatisk omräkning av tabellen.

Utfall 2
Antag att vi placerar kolumnetiketten Ort i radfältet, Kvartal i kolumnfältet och med Belopp i datafältet. Då får vi följande tabell (med viss autoformatering):

Elementen i radfältet utgörs av orterna Göteborg, Malmö och Stockholm.

Elementen i kolumnfältet består här av kvartal 1 och 2.

Uppdatering av Pivottabell
Ändras eller tillkommer det värden i den underliggande XL-listan måste vi manuellt uppdatera PT.

Det kan antingen ske via:

• Verktygsfältet Pivottabell och knappen Uppdatera Data eller

• Kommandot Data | Uppdatera data eller

• Högerklicka med musen i PT och välj kommandot Uppdatera data i kortmenyn som visas.

Flytta / ta bort en Pivottabell
Att flytta en PT kan ibland vara önskvärt. Enklast är att:

• Markera det cellområde PT upptar och välj ett kommando för att klippa ut / klistra in alternativt använd "dra och släpp"- metoden.

Att ta bort en PT sker på ett analogt sätt, dvs:

• Markera det cellområde PT upptar och välj ett Ta bort- kommando.