Hämta data med MS Query
Introduktion


Här introduceras frågeverktyget MS Query, som följer med MS Office-paketet, och hur vi kan importera data till XL med verktyget.

Vad vi kan göra med MS Query:

  • Hämta data från databaser (såsom MS Access, MS SQL Server, Oracle och MySQL) och från andra arbetsböcker i XL.
  • Lägga till och redigera data.
  • Begränsa data genom att ange villkor som måste uppfyllas.
  • Utföra beräkningar, såsom summering / månad och genoMSnittligt lagervärde.
  • Formatera data.
  • Sortera data.
  • Överföra data till andra program, såsom XL.


Hur vi gör det:

  • Genom att ställa s k SQL-frågor i ett användarvänligt gränssnitt  till datakällan.


I XL kan MS Query öppnas direkt eller mha Pivottabellguiden skapa frågor.

Om du saknar MS Query får du installera det från MS Office-CD.


Exemplet baseras på XL-2000 men fungerar i såväl XL 97 som i XL 2002.

Här används en enkel Access-databas (XLData1.mdb) som består av en tabell, tblData, och fälten: Nummer, Modell, In, Ut, Antal och Pris.

Skapa ny databasfråga

Det första som måste göras är att skapa en koppling till databasen. Det finns två olika typer av kopplingar vi kan göra:

  • ODBC DSN  - Standardkoppling
  • OLE DB  - Den nya standarden och där ADO utgör gränssnittet - se XL - Access


Kopplingen som skapas här sker mha ODBC och det sker enklast mha Query-guiden:

Välja följande kommando:

  1. Data | Hämta externa data...
  2. Ny databasfråga


Följande dialogruta visas:

Steg 1 - Val av databaskoppling
 Om den önskade databaskopplingen saknas så välj alternativet <Ny datakälla>, där guiden hjälper oss att skapa den nya källa.

Här väljer vi MS Access-databas*-alternativet.

Steg 2 - Val av databas
I nästa steg i guiden ska själva databasen väljas:


 (Här visas dialogrutan i engelsk tappning vilket är svårt att förklara...)


Noterbart är att om databasens fysiska placering på hårddisken ändras så måste kopplingen göras om.

För exemplet väljs XLData1.mdb.

För att exemplet, som kan laddas ned, ska initialt fungera bör den placeras i mappen: c:\XL-Dennis.

Steg 3 - Val av tabeller och fältnamn

I exemplet använd endast en tabell varför vi här väljer vilka fält som data ska hämtas från:

Steg 4 - Urval mha villkor

I detta steg bestämmer vi vilka poster som vi vill hämta genom att ställa villkor:

 

Steg 5 - Sortering

Här bestämmer vi hur vi vill att data ska sorteras mht till fält och sorteringsordning:

 

Steg 6 - Spara fråga och returnera data till XL

I det avslutande steget i Query-guiden väljer vi att hämta data till XL samt spara frågan:


 Steg 1 i XL  - Returnera data

I XL ges vi möjlighet till att dels bestämma var den hämtade data ska placeras och hur den ska visas (Egenskaper-knappen):


Resultatet av ovanstående process blir:

 

När uppdateras data?

Default-inställningen är automatisk uppdatering, vilket sker när det sker någon förändring i datakällan.

Det kan ibland vara en nackdel, såsom systemresurskrävande eller att data uppdateras mycket frekvent utan att behov finns.

För att ställa om från automatisk till manuell uppdatering kan vi använda oss av verktygsfältet (se ovan) och välja knappen "Egenskaper för dataområdet" och i nedanstående dialogruta ange önskade uppdateringsalternativ:

 

När vi har ställt om från automatisk till manuell uppdatering kan vi använda oss av knappen "Uppdatera data" i verktygsfältet (se ovan).