Hämta data med MS Query
Del 1
Här presenteras hur vi hämtar data mha MS Query genom att konstruerar egna frågor med villkor.
För introduktion till MS Query se Introduktion
Exemplet bygger på att vi hämtar data från en annan XL-arbetsbok, MSQuery1.xls, och att vi har tagit fram en ny arbetsbok i XL.
Enklast att starta upp MS Query är att välja:
- Data | Importera Externa Data | Ny Databasfråga... och
- När nedanstående dialogruta visas avbockas alternativet "Använd
Frågeguiden...." och databasalternativet "Excel-filer*" väljs.
I nästa steg startas MS Query upp.
Tabellen nedan visas datakällan för exemplet:
Följande kriterium gäller för att extrahera önskad data:
- Användaren ska kunna ange önskad månad.
- Avdelning ska vara antingen "AA" eller "BB".
- Pris / st ska vara >= 10.
- Antal enheter ska vara mellan 10 och 100 st.
Följande bild visar exemplet i sin helhet i MS Query och med utfallet av frågan, där data ska exporteras till XL:
För att ge användaren möjlighet att välja månad anges en sk parameterfråga - [Fråga....] - vilken skapas i värdefältet för villkorsfältet Månad. När frågan körs från XL visas följande dialogruta:
För de övriga villkoren anges de logiska uttrycken på ett för MS Query nödvändigt sätt.
När vi skapar frågan så skapas en underliggande SQL-sträng. Den kan visas i ett
separat fönster och i exemplet ligger följande SQL-uttryck till grund för svaret
som erhålls:
I det avslutande steget väljs kommandot:
- Arkiv | Returnera data till MS Excel.
Vid uppdatering i XL är det enklast att:
- Ta fram verktygsfältet "Externa Data" eller
- Ställa markören i dataområdet och högerklicka för att få fram menyn.
Noterbart är att frågan, som skapas i MS Query, sparas i en separat fil med filändelsen *.dqy
Sökvägen till datakällan är hårdkodad. Det innebär att sökvägen måste ändras om filen flyttas på hårddisken.