Matcha data och skapa beräknande
fält med MS Query- Del 2

I detta tips demonstreras hur vi kan sammanfoga data från två arbetsblad utifrån vissa villkor samt hur vi skapar s k beräknande fält.

De två listorna som ska sammanfogas ser ut på följande sätt:

Lista 1

 

Lista 2

 

Matcha data

För att vi ska kunna hantera tabeller i arbetsböcker krävs att vi namnger tabellerna. Ska data löpande fyllas på kan tipset "Dynamiska dataserier" vara av intresse.

I bilden nedan visas de namn som används i exemplet:

 

 

När båda tabellerna har överförts visas ett meddelande om att koppling av tabellerna måste ske manuellt.

Kopplingen sker genom att dra fältnamnet "Avdelning" från Tbl2 till "Avdelning" i Tbl2 och resultatet blir då:

 

Genom att dubbelklicka på kopplingen mellan tabellerna visas en dialogruta där ser vi hur tabellerna är kopplade till varandra och som möjliggör också att ändra på kopplingen:

 

Givetvis går det att utöka villkoren genom att skapa fler kopplingar mellan tabellerna.

När data sammanfogas från två tabeller skapas det en del överflödiga kolumner. Dessa kan tas bort genom att klicka på kolumnhuvudet och trycka på Delete-tangenten.

Resultat visas nu på följande sätt i MS Query:

 

Noterbart är att Avdelning FF från Lista 2 ej finns med i uppställningen då den saknas motsvarighet i Lista 1.

Skapa beräknande fält

I nästa steg ska vi skapa s k beräknade fält. Vi kan antingen använda oss av de inbyggda (se direkthjälpen) eller skapa egna formler. Här visas hur vi skapar egna uttryck.

Från intäkterna ska en procentssats om 25 % dras av för overheadkostnader och därefter ska medelintäkten per avdelning framräknas:

•  I den tomma kolumnen skriver vi in följande uttryck: (Intäkter*0,75)/[Antal Kunder]

  (Namn som har ett mellanslag måste alltid anges inom hakparanteser)

   

Vi ändrar kolumnrubrik till "Medelintäkt" genom att dubbellklicka på kolumnhuvudet och ange namnet i dialogrutan som visas.

 

Resultatet av våra ansträngningar ser nu ut på följande sätt:

 

Föra över resultatet till XL

Slutligen ska vi föra över resultatet till XL, vilket enklast sker på följande sätt:

1. Öppna XL.

2. Öppna önskad arbetsbok.

3. Placera markören  i önskad startcell.

4. Välj kommandot:

    XL 97   : Data | Hämta externa data | Kör databasfråga...

    XL 2000: Data | Hämta externa data | Kör sparad datafråga...

    XL 2002: Data | Importera externa data | Importera data....

5. Leta reda på den sparade Query-filen och avsluta därefter dialogrutan.

6. Klart!

Not:

För att  få de hämtningsbara filerna att fungera måste antingen mappen c:\XL-Dennis skapas eller ändra sökväg i den skapade SQL-satsen (se bild nedan).