Filtrerad Excel-Lista

Utskick till t ex företagets kunder, där kunduppgifter hämtas från en Excel-lista, är för många en vanligt återkommande arbetsuppgift. MS Word erbjuder en god guide för att koppla Excel-listan till Word-dokument. Men hur gör man när man vill ha en delmängd i Excel-listan kopplad till Word-dokument?

Med utgångspunkt i kundlistan nedan ska vi nu ta oss an problemet.

 

 

Det första vi måste göra är att ställa upp s k filtreringsvillkor. I exemplet ovan utgörs det av "Ort". Därefter ska filtrering ske enligt följande:

1. Markera hela listan och välj kommandot Data / Filter / Avancerat filter.
2. Ange de önskade uppgifterna i dialogrutan - se exemplet nedan.

 

 

Noterbart:

Alternativet "Enbart unika poster" möjliggör borttagning av dubbletter i listor. Denna funktion uppmärksammas sällan men kan vara mycket tidsbesparande - Rekommenderas!

Det finns några begräsningar man måste beakta. Den främsta är att filtrerade listor initialt bara kan kopieras till det aktiva kalkylbladet. Önskas listan fås i ett annat kalkylblad eller i en ny arbetsbok måste ytterligare kopiering ske. 

Ha för vana att skapa nytt namn för den filtrerade listan. Visserligen genererar XL ett namn - "Urval" - men den täcker nödvändigtvis inte hela den nya listan. När du sedermera ska koppa Excel-listan till ett Word-dokument så är mycket vunnet genom detta förfarande.

Direkthjälpen i MS Word beskriver på ett utförligt sätt hur man kopplar dokument mm.