Tidskalkylering

Grunderna i tidsuttryck

För att kunna förstå och räkna med tid i XL måste vi ha följande samband klart för oss:


Omvandla decimaltid till klocktid: =Decimaltid / 24 (med ett tidsformat)

Omvandla klocktid till decimaltid: =Klocktid * 24    (med ett  talformat)

Infoga tid

Infoga tid kan ske på flera sätt, t ex manuell inmatning eller via NU-funktionen. Det snabbaste sättet är m h a tangentbordskommandot: Ctrl+Skift-Kolon.
 

Tidsintervall

Om man t ex vill ha kontroll på antal timmar man lägger ned på en aktivitet går det att lösa i XL. Det förutsätter dock att man använder det inbyggda tidsformatet "tt:mm" och att man beaktar att starttiden kan överstiga sluttiden.

I det första exemplet i tabellen nedan överstiger starttiden sluttiden och då XL inte kan räkna negativa tidsvärden måste det korrigeras m h a en formel. Formeln utvärderar villkoret och om det är SANT så lägger XL till 24 timmar (= 1). Förenklat så blir beräkningen för tidsintervallet följaktligen 05:50 - 7:50 + 24:00 = 22 timmar.

 

 

I det andra exemplet ska vi fördjupa oss i den underliggande beräkningen. Varje tidslag har sin motsvarighet i decimaltal. Tidsvärdet 21:30 motsvaras av värdet 21,5 (21 + 30/60 = 21,5) och för att räkna fram det i XL m h t till tidsformatet (tt:mm) måste man multiplicera tiden med 24, dvs =B3*24 i exemplet ger resultatet 21,5. Beräkningen blir följaktligen 21,5 - 13,83 (13 + 50/60) = 7,67. För att erhålla tiden sker en division med 24, dvs 7,67/24 = 0,32 och m h a tidsformatet blir det slutliga resultatet 07:40!

Ovanstående formler visar 00:00 om starttid och sluttid är detsamma! Vill man visa 24 timmar behövs formeln revideras till:

Ett (kanske bättre?) alternativ är att ställa om arbetsbokens datumsystem. Välj kommandot Verktyg / Alternativ och fliken "Beräkning". Bocka för "Macintosh datumsystem" - klart!


Bättre tidsformat!

Tidsformatet "tt:mm" fungera utmärkt i många situationer men vad händer om antalet timmar överstiger 24? Som framgår i tabellen nedan så erhålls då tidsvärdet "01:00". Om man istället vill ha antalet timmar måste man använda sig av tidsformatet "[t]:mm", vilket innebär att man förhindrar XL att övergå till nästa dygn. I exemplet erhålls följaktligen 25 timmar istället. 

 

 

Samma förhållanden råder om man vill erhålla minuter istället för timmar och minuter. I exemplet ovan används tidsformatet [m]:ss för att styra XL till att visa resultatet i minuter.


Räkna med tid

Om du har beräkningar som sker utifrån olika tidsenheter så kan du, som vanligt (!), även utföra dessa i XL. Det man måste ha i åtanke är hur XL uppfattar tid. XL lagrar och gör beräkningar utifrån dygn, dvs i XL utgår tiden från 1 dygn, som består av 24 timmar och 1440 minuter (24 x 60). Givet detta så kan vi relativt enkelt räkna med olika tidsenheter.

I tabellen nedan demonstreras exempel på minuter och timmar. Tidsuttryckena omvandlas till vanliga tal, vilket gör att de kan beräknas med andra tal.

 

Om vi vill avrunda till närmaste halvtimme eller hel timme - hur gör vi det? Jo, det kan lösas m h a följande formel:

Värdet "30" innebär att avrundning ska ske till närmaste halv- eller hel timme. Vill man avrunda till närmaste kvart används värdet "15" och för hela timmar kan värdet "60" användas. Observera att du måste formatera målcellen med tidsformatet "[tt]:mm:ss" eller "[tt].mm".

Se också Avrunda tid.


Redovisa arbetad tid

Bokför du din tid löpande och vill ha reda på antal arbetade timmar per dag e d? Här demonstreras en teknik för att erhålla önskad tid.  

I exemplet nedan visas tre exempel och lösningar.

 

Det första exemplet utgår från att användarna anger klocktid. Beräkningsproblemet är därför enkelt. 

Det andra exemplet utgår från att man anger frånvaro mm decimalt.  För att få rätt tidsangivelse krävs omräkning av klocktid till decimalt mha faktorn 24 (=1 dygn). Resultatet i exemplet ska utläsas som 8 ½ timma.

I det sista exemplet omvandlas det decimala värdet till klocktid. 


Övertid?

Att vi arbetar mycket är föga överraskande, än mindre att det blir övertid. Här får du ett tidsbesparande (?) tips på hur du ska hantera övertid, åtminstone i XL... 

Det vi måste ha i åtanke är hur XL hanterar tid. XL utgår från ett dygn, dvs 24 timmar. Alla tidsbegrepp måste därför relateras till 24 timmar. Anta att du har en normal arbetstid om 40 timmar i veckan. Faktorn som ska användas i beräkningen blir 40/24, dvs 1,666667. Den faktiska arbetstiden måste således ställas i relation till denna faktor, dvs få fram om den faktiska tiden överstiger 40 timmar eller inte. Exemplet nedan visar hur man m h a MIN-funktionen styr beräkningen. Nästa steg är att identifiera eventuell övertid genom MAX-funktionen och faktorn 1,666667. Glöm inte att formatera målcellerna till [tt].mm!

 


Negativ tid?

Här är problemet:

Du förväntas påbörjar ett arbete 20:15 och avsluta det senast 20:50. Om du avslutar det efter 21:00 så får du betala straffavgift. Straffavgiften uppgår till 10 kr per minut efter detta klockslag.

Du vill ha avvikelseberäkningar för både start och sluttid, där avvikelsen antingen kan vara positiv eller negativ.

Generellt säger man att XL inte kan räkna med negativ tid, såsom -00:05 men det finns faktiskt en möjlighet att gå runt denna begränsning. 

  1. Välj menykommandot Verktyg / Alternativ.

  2. I dialogrutan väljs fliken "Beräkning".

  3. Under Arbetsboksalternativ bockas alternativet Macintosh datumsystem för. (Datumsystemet ändras till att starta år 1904 istället för år 1900).

I nedanstående bild visas de förutsättningar som gäller för exemplet:

 

I nästa bild visas resultatet för exemplet:

 

Formeln i cell C9 är: =B2-B9

Formeln i cell E9 är: =B3-D9

Formeln i cell F9 är: =OM(D9>B4;B4-D9;"")

Formeln i cell G9 är: =OM(F9="";"";(F9*1440)*D4)

 

Fråga nr 23 för Tid & Datum belyser en viktig skillnad mellan datumsystemen.


Tidsformat

Om man vill att XL ska visa tidsuppgifter, såsom 13:30, så hänvisas vi till att mata in uttrycket i sin helhet inklusive kolon. Det kan visserligen lösas mha av VBA men här visas två alternativa lösningar mha av XL inbyggda funktioner och möjligheter till formatering.

Bilden nedan visas utfallen för båda alternativen.


 Alternativ 1 - Utfall

Här presenteras en för många okänd funktion - TIDVÄRDE. 

Det är viktigt att cellen också formateras till ett tidsformat. Fördelen med denna lösning är att beräkningar kan ske av värdena. Nackdelen är dock att det krävs fler celler.

Alternativ 2 - Tidsformat

I cellen B3 refererar till B1, dvs =B1. Här ligger lösningen i att använda ett eget anpassat format:

Fördelen är att formateringen sker direkt i inmatningscell(erna) även om det inte framgår i exemplet. För att utföra beräkningar får vi beakta de underliggande värdena. Tidsuttrycket 10:00 har ett underliggande värde såsom 1000.

Omvandla "klocktid" till decimaltid:

Avrunda tid

Antag att du tidregistrerar när du börjar och slutar arbetspass. Antag vidare att du ska lämna löpande tidrapportering där tidsuppgifterna ska vara avrundade upp till närmaste 5 minuter, såsom 7:32 ska avrundas till 7:35. Hm, hur löser vi det då?

Tabellen nedan visar exemplet i sin helhet:


För att erhålla arbetad tid används följande formel:

För att erhålla den avrundade tiden uppåt används en mer komplex formel:

Funktionen TIDVÄRDE styr här till vilket värde avrundningen ska ske till medan funktionen RUNDA.UPP avrundar tiden uppåt. 

Vill vi avrunda nedåt istället ersätts ovanstående funktion med RUNDA.NER.

Se också Räkna med tid och Skifttider.


Omvandla tid till dagar

I detta tips belyses hur vi kan omvandla timmar och minuter till dagar samt hur vi ta reda på den tid som blir "över".

I tabellen nedan visas en tidserie, uttryckt i timmar och minuter.


Listan måste ha tidsformatet [t]:mm för att vi ska kunna hantera 24 timmar.

För att få fram antal dagar används nedanstående formel:

De timmar och minuter som kvarstår räknas fram enligt följande:

Den angivna totala tiden, uttryckt i dagar och timmar + minuter erhålls här mha formeln:


Skifttider

Här visas hur vi kan hantera skifttider som går över ett dygn och där vi avrundar till närmaste intervallet om 15 minuter.

Utfallet blir i s k decimaltid och ska tolkas därefter, t ex 8,25 är lika med 8 timmar och 15 minuter (1/4 av 1 timme).
 


Följande formel ges oss utfallet:

För att få klocktid kan följande formel användas (Tack till Robert K):

Se också Avrunda tid.

Skriva in negativ tid

Som andra tips här ovan visar så måste vi vid beräkningar anpassa Excel för att hantera negativ tid. Detta gäller även vid inmatning av negativ tid dock ej på samma sätt.

För att Excel ska kunna ta emot negativ krävs att vi dels ställer om Excel till Macintosh datumsystem (se tipset om negativ tid ovan) dels att den negativa tiden anges såsom visas i följande bild:

 


Cellen som den negativa tiden anges i måste formateras mha tidsformatet tt:mm.


Alla dygnets timmar

Det är många som skapar sina egna tidrapporter för sitt arbete och kanske även för andra sammanhang också. Ett problem i detta sammanhang är när vi har att göra med arbetspass som börjar på olika tider under dygnet.

Här visas två tips där båda tipsen drar nytta av det faktum att Excel i sin ursprungliga form inte kan räkna med tid överstigande 24 timmar.

Bilden nedan visar exemplet i sin helhet:

 



I det första exemplet måste användaren mata in tid med kolon för att få korrekt tidsangivelse och följande formel i cellen D3 ger det önskade resultatet:

 

I det andra exemplet är cellerna A6, B6, C6 formaterade med formatet ##":"## och D6 formaterad med [t]:mm. Användaren behöver endast ange tid såsom 2300 o d och följande formel i cell D6 ger det önskade resultatet:

 

Skapa tidsserie med ett intervall om en minut

Här visas ett sätt för att snabbt skapa tidsserier med intervall om en minut.


Bilden nedan visar det färdiga resultatet:

Så här går vi tillväga:

1. Markera cell A1.

2. Använd snabbkommandot Ctrl+Skift+;

3. Markera cellområdet A1:A10.

4. Välj kommandot Redigera | Fyll... | Serie.

5. I dialogrutan anges följande såsom bilden nedan visar:

6. Klicka på OK-knappen.

7. Klart!